I 7 trucchi per organizzare una fiera perfetta

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1.Pianificare

 

La regola aurea per ottimizzare l’investimento di una fiera è scegliere quella giusta! Ogni anno le aziende ricevono fitti elenchi di fiere di settore a cui sono invitati a partecipare, se non come espositori, almeno come visitatori. È bene quindi, a inizio anno, programmare qualsiasi evento a cui l’azienda intende aderire, preventivando un budget da dedicare a ciascun appuntamento.

Una volta pianificato il calendario delle fiere è necessario agire per tempo per preparare tutto nei minimi dettagli: i trasporti e gli alloggi vanno prenotati con anticipo per sfruttare tariffe vantaggiose; la preparazione del materiale necessario per la fiera va studiato con calma per essere sicuri di non dimenticarsi nulla, agendo magari di fretta all’ultimo minuto; bisogna invitare, con un minimo di preavviso, i clienti, sia quelli già acquisiti, sia quelli potenziali, e far sapere tramite newsletter, post, o banner pubblicitari che l’impresa sarà presente alla manifestazione e che sarà lieta di incontrare chiunque sia interessato al suo business.

Ultimo trucco: prevedere sempre il piano B, per tutto. Gli imprevisti capitano, ma un’azienda seria non si fa cogliere impreparata.

 

2.Centrare il target

 

Paese che vai, fiera che trovi: è importante farsi trovare preparati riguardo le usanze del Paese che ospiterà l’evento e centrare il target dei clienti che abitualmente frequentano la manifestazione. Non solo è importante che il personale che sarà presente nello stand sia in grado di sostenere una conversazione in inglese, o nella lingua maggiormente parlata in ciascuna determinata fiera, ma anche il materiale informativo sull’azienda che verrà distribuito nei giorni della manifestazione dovrà essere comprensibile al maggior numero di visitatori. Ancora più importante è, in questo senso, la cura dello stand: manifesti, cartelloni o poster pubblicitari devono essere sicuramente efficaci dal punto di vista del marketing, ma anzitutto accessibili ai frequentatori dello stand.

 

3.Essere trasparenti

 

Inutile mentire, anzi controproducente. Se avrete raccontato meraviglie di cui poi non potrete dare seguito una volta tornati a casa il potenziale cliente ne sarà certamente irritato e difficilmente potrete riproporvi una seconda volta, anche a seguito di un eventuale vostro cambiamento/ampliamento.

È importante essere diretti con i propri interlocutori e avere ben chiaro quali sono i punti di forza e di debolezza della propria azienda e sapere con precisione cosa si può effettivamente offrire ai propri clienti.

Chiaramente, non bisogna nemmeno peccare in eccessiva modestia, sminuendo le qualità della propria impresa, altrimenti si rischia di apparire deboli e poco convincenti.

 

4.Stupire

 

Uno stand di pochi metri quadrati immerso in lunghissimi corridoi pieni di attrattive è come una goccia nel mare: per stupire non può certo essere blu.

I prodotti devono essere posizionati in modo strategico, l’arredamento va pianificato nei minimi dettagli (nemmeno il portaabiti non può essere piazzato a caso e in bella vista), le pareti dello stand devono essere curate con gusto estetico (mai troppo vuote, ma neppure piene e caotiche), il materiale informativo deve avere una grafica gradevole e accattivante e, infine, bisogna proporre gadget originali (le penne biro sono sempre utili, ma forse un po’ superate. Da sole non bastano).

 

5.Lanciarsi, ma con garbo

 

Uno degli errori più comuni durante le prime ore di una fiera è quello di farsi frenare dalla timidezza: un minimo di “rodaggio” è fisiologico, ma solitamente queste manifestazioni durano pochi giorni, perciò è importante sfruttare ogni minuto a disposizione. Chi si presenta ad una fiera non ha nulla da perdere e tutto da guadagnare, per questo motivo è essenziale farsi trovare in atteggiamento aperto, accogliente e cortese, senza mai aggredire i passanti imponendo una brochure o un volantino che, a quel punto finiranno inevitabilmente nel cassonetto subito dietro l’angolo.

 

6.Fare squadra

 

La fiera funziona, se la squadra funziona: ancora prima della partenza è necessario fare alcune riunioni per condividere gli obiettivi dell’evento e la preparazione dello stesso, in modo da far suonare a tutti la stessa musica e comunicare ai potenziali clienti una sensazione di unione e affidabilità.

 

7.Mantenere i contatti

 

Una volta chiuse le porte della fiera e smontato anche l’ultimo stand, bisogna dare seguito ai contatti acquisiti durante la manifestazione (che saranno stati opportunamente raccolti in modo ordinato e sperabilmente digitalizzati).

Ogni contatto potrebbe essere quello giusto, quindi tornando a casa è fondamentale richiamare tutti, inviare cataloghi e campionature e seguire ogni singolo progetto con particolare attenzione: solo così avrete la certezza di concretizzare un ritorno tangibile del vostro investimento!